Privacy statement

Achmea Real Estate treedt op als vermogensbeheerder voor diverse opdrachtgevers. Achmea Real Estate koopt, exploiteert en verkoopt vastgoed voor deze opdrachtgevers. Zij zijn de eigenaren van de panden en daarmee verwerkingsverantwoordelijke. Bij de exploitatie van vastgoed voor de opdrachtgever is Achmea Real Estate verwerker van uw gegevens.

Daarnaast beheert Achmea Real Estate diverse vastgoedfondsen. In zulke gevallen is Achmea Real Estate de verwerkingsverantwoordelijke.

In veel gevallen is er sprake van uitbesteding van de verhuur- en exploitatiewerkzaamheden. De verhuurder(s) en/of property manager treden dan op als verwerker van Achmea Real Estate.

Wilt u een woning, winkelpand, kantoor of een ander type vastgoed huren? Dan zijn uw persoonsgegevens nodig. Uw gegevens worden of verwerkt:

• ten behoeve van de (te sluiten) huurovereenkomst;
• omdat u daar (uitdrukkelijk) toestemming voor gegeven heeft;
• er een wettelijke grondslag voor is; of
• omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben.

Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij geen huurovereenkomst met u afsluiten. Wij vinden het belangrijk dat u weet wat we met uw persoonsgegevens doen en wat uw rechten zijn. Zo kunt u erop vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn.

Wanneer u geïnteresseerd bent in een woning, is het noodzakelijk om uw volledige naam, adres, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer te verzamelen. Voor de verhuur van de woning hebben wij ook andere gegevens zoals bijvoorbeeld loonstroken, bankafschriften, een werkgeversverklaring, een kopie van uw paspoort (zonder BSN) en gegevens van uw medehuurders nodig. Uw betalingsgegevens zijn noodzakelijk voor het automatisch afschrijven van de huur.

Onze website maakt gebruik van cookies. U leest wat cookies zijn en hoe wij met cookies omgaan in ons cookiestatement.

Bent u een huurder?

Wij gebruiken uw gegevens bijvoorbeeld om:

• een huurovereenkomst met u af te (laten) sluiten;
• te voldoen aan de zorgplicht: bent u een geschikte huurder voor het vastgoed?
• de huurovereenkomst uit te voeren;
• betalingen te doen en vorderingen te innen, waaronder het in handen stellen van derden daarvan;
• de behoeften en voorkeuren van (potentiële) huurders in kaart te brengen;
• onderhoud te (laten) plannen of uit te (laten) voeren;
• bezichtigingen en overnames te (laten) doen of regelen;
• geschillen, vragen, of onderzoeken, waaronder juridische procedures te behandelen;
• controles uit te voeren met betrekking tot huurtoeslag;
• activiteiten van intern beheer uit te voeren;
• contacten te onderhouden met externe property managers die door ons worden ingeschakeld om activiteiten in het kader van verhuur uit te voeren;
• wettelijke bepalingen uit te voeren of toe te passen;
• om online persoonlijk onderzoek te verrichten;
• (gegevens uit) huurderscontracten te registreren;
• marketingdoeleinden;
• huurderstevredenheidsonderzoeken uit te voeren.

Bent u een zakelijke relatie, bijvoorbeeld een makelaar, taxateur of incassobureau?

Dan verwerken wij uw persoonsgegevens om:

• met u te kunnen samenwerken;
• contact met u op te kunnen nemen;
• wettelijke bepalingen uit te voeren of toe te passen.

Wij leggen vast wat wij met u afspreken en gebruiken onze contactmomenten om onze communicatie te verbeteren. Dit zijn contactmomenten die we vastleggen:

• brieven en e-mails die wij sturen en van u ontvangen;
• telefoongesprekken en chats;
• wat u op onze website doet en bekijkt;
• ons contact via social media, zoals Facebook, Instagram en Twitter.

Bij enkele processen binnen Achmea Real Estate maken wij een profiel van u op basis van gegevens die wij van u hebben. Dit kunnen gegevens zijn die wij zelf van u gekregen hebben of gegevens uit externe (openbare) bronnen. Wij analyseren deze gegevens onder andere met als doel inzicht te krijgen in uw vermoedelijke voorkeuren en om risico’s beter te beheersen. Voorbeelden waarbij wij gebruik maken van profilering zijn:

• Het bepalen van debiteurenrisico’s
• Inschatting van risico’s ten behoeve van fraudebestrijding en voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Know Your Customer/Customer Due Dilligence).

De gemaakte profielen worden vaak als input gebruikt voor het maken van besluiten door medewerkers. Bijvoorbeeld bij het aangaan van een (huur)overeenkomst, waarbij bijvoorbeeld gekeken wordt naar passend inkomen en gezinssamenstelling.

Meestal geeft u uw gegevens zelf aan ons door. Bijvoorbeeld in het geval van het afsluiten van een huurovereenkomst, de inschrijving voor een nieuwsbrief of andere marketingsboodschap.

Soms krijgen wij uw gegevens op een andere manier. We vragen bijvoorbeeld uw registratie op bij Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR). Of we vragen gegevens over u op bij het Kadaster, de Kamer van Koophandel (KvK) of het Huwelijksgoederenregister. In het kader van zorgplicht en onze Wwft verplichtingen raadplegen wij nationale en internationale sanctielijsten. Ook ontvangen we gegevens over u via openbare bronnen zoals handelsinformatiebureaus, openbare registers, kranten, internet of social media. Wij verkopen uw gegevens niet.

Soms geven wij uw gegevens door en soms controleren wij uw gegevens bij andere bedrijven. Wij kunnen gegevens uitwisselen met:

• de opdrachtgevers, als eigenaar van het vastgoed;
• (commercieel) property managers om het vastgoed te exploiteren;
• loodgieters, reparateurs, aannemers, en onderhoudsbedrijven om werkzaamheden in uw huis uit te kunnen voeren;
• de bank, ten behoeve van betalingsdoeleinden;
• taxateurs, makelaars en juridische dienstverleners;
• incassobureaus en deurwaarders, ten behoeve van betalingsdoeleinden;
• advocaten en gerechtelijke instanties in het kader van een betalingsachterstand of geschil;
• opsporingsinstanties, belastinginstanties (binnen- en buitenland), (financieel) toezichthouders;
• outsourcingspartijen met betrekking tot kantoorautomatisering en het uitvoeren van onderzoek in het kader van wettelijke bepalingen;
• bedrijven ten behoeve van benchmarking;
• dienstverleners zoals accountants en auditors;
• onze leveranciers en zakelijke relaties;
• kandidaat-huurders, om bezichtigingsafspraken te maken;
• potentiële kopers, om vastgoedcomplexen te kunnen verkopen;
• Internal Audit, Risk en Compliance Achmea B.V.;
• de Autoriteit Persoonsgegevens en andere toezichthouders wanneer dat in individuele gevallen noodzakelijk is;

Binnen de Europese Economische Ruimte (EER) gelden dezelfde privacyregels. Bij de EER horen alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Als het nodig is gegevens door te geven naar landen buiten de EER, doen wij dat zeer zorgvuldig en nemen wij passende waarborgen.

Onze website en IT-systemen zijn goed beveiligd. Wij nemen steeds technische en organisatorische maatregelen om misbruik van uw gegevens te voorkomen. Ook onze medewerkers hebben duidelijke instructies gekregen over hoe zij om moeten gaan met uw gegevens. Daarnaast maken wij duidelijke afspraken met bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzing gegevens verwerken en gebruiken.

Ontdekt u toch een kwetsbaarheid in onze internetdiensten? Via Responsible Disclosure van Achmea kunt u een melding maken. Het is fijn als u ons dit laat weten. Dan kunnen we maatregelen treffen en werken we samen aan het verbeteren van de veiligheid van onze gegevens en systemen.

Onder gevoelige gegevens verstaan wij onder andere:

• Financiële- en bankgegevens
• Gezondheidsgegevens: Voor het huren in enkele van onze wooncomplexen dient u in het bezit te zijn van een zorgindicatie. Achmea Real Estate verwerkt niet de inhoud van uw zorgvraag en heeft geen toegang tot uw medische gegevens.

Wij bewaren uw gegevens zolang wij die nodig hebben of zolang verplicht is voor de wet. Daarna verwijderen wij uw gegevens of maken deze anoniem.

Als wij uw gegevens anoniem maken, dan verwijderen wij alle gegevens die naar u verwijzen. De gegevens kunnen niet meer aan u gekoppeld worden. De anonieme gegevens helpen ons een beter beeld te krijgen van onze risico’s, producten en diensten.

Uw rechten zijn ook in de wet geregeld. U mag:

• uw gegevens bij ons opvragen;
• uw gegevens laten veranderen als uw gegevens niet kloppen;
• uw gegevens laten verwijderen
  
  • Het komt vaak voor dat wij uw gegevens niet kunnen verwijderen. Bijvoorbeeld omdat wij uw gegevens nog nodig hebben, of om ons aan een wet te houden.
• bezwaar maken tegen bepaald gebruik van uw gegevens
  
  • Als u bijvoorbeeld geen e-mails met aanbiedingen meer van ons wilt ontvangen. In onze e-mails staat een link waarmee u zich kunt afmelden. U mag ook bellen. In andere gevallen geeft u duidelijk aan waarom u bezwaar maakt.
• uw toestemming intrekken;
  • Gaf u ons toestemming om uw gegevens te gebruiken? Dan mag u uw toestemming later weer intrekken. Wij gebruiken uw gegevens vanaf dat moment niet meer.
• uw gegevens overdragen;
  • U kunt vragen om uw gegevens over te dragen aan een andere partij of aan uzelf.
• het gebruik van uw gegevens tijdelijk stoppen.
  • Bijvoorbeeld als u vindt dat wij het recht niet hebben om uw gegevens te gebruiken.
• een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Stuur ons een e-mail of een brief.

Om er voor te zorgen dat we de gegevens van de juiste persoon gebruiken moeten we de identiteit kunnen vaststellen van degene die gebruik wil maken van zijn of haar rechten. Dit kunnen we doen met uw geboorte datum, naam- adres- en woonplaatsgegevens. Geef deze gegevens door wanneer u van uw rechten gebruik wil maken.

In sommige gevallen, bijvoorbeeld wanneer de identiteit niet vastgesteld kan worden aan de hand van de gegevens die we hebben, kunnen we vragen om een kopie van uw paspoort of ID-kaart. Dit kunnen we ook vragen wanneer het gaat om gevoelige gegevens. Wanneer we vragen om een kopie van paspoort of ID kaart, wilt u dan uw Burgerservicenummer (BSN) en pasfoto onleesbaar maken?

Wij reageren binnen een maand na ontvangst van uw bericht.

Stuur uw brief of e-mail naar:

Achmea Real Estate
Privacy Officer
Privacy.Syntrus@achmea.nl
Postbus 59347
1040 KH  AMSTERDAM

Stuur een e-mail naar onze Privacy Officer via privacy.syntrus@achmea.nl. U kunt ook een brief sturen naar:

Achmea Real Estate 
Privacy Officer
Postbus 59347
1040 KH AMSTERDAM

Dan leggen wij uw klacht nog voor aan de Functionaris voor gegevensbescherming van Achmea. U mag uw klacht ook altijd voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Dat mag bijvoorbeeld als er iets verandert in de wetten of regels of als wij nieuwe producten of diensten ontwikkelen. 

Laatst aangepast: 4 september 2023